Politik om personoplysninger i ansættelsesforholdet

Politik om personoplysninger i ansættelsesforholdet

 

Kjærgaard & Kjærsgaard Distribution A/S håndterer løbende en række forskellige personoplysninger om vores medarbejdere. Kjærgaard & Kjærsgaard Distribution A/S, CVR-nr. 30497880, er dataansvarlig i forhold til behandlingen af oplysninger om dig.

 

Ansættelse i Kjærgaard & Kjærsgaard Distribution A/S
Når du bliver ansat hos os, opretter vi en personalesag på dig fysisk samt i vores eksterne lønsystem Visma. I den registrerer og opbevarer vi de oplysninger, der er nødvendige og relevante i forhold til din ansættelse hos os, f.eks.

  • Navn, privatadresse, mailadresse og telefonnummer.
  • Identifikationsoplysninger, herunder CPR nummer.
  • Dato for ansættelse, arbejdssted og stillingsbetegnelse.
  • Arbejdstid, herunder vagt-og tjenestetider.
  • Ferie og andet fravær.
  • Sygefravær.
  • Løn og pensionsforhold, løntilskud, oplysninger af relevans for lønindeholdelse, udbetaling af løn, herunder lønrefusioner mv.
  • Bankoplysninger.
  • Skatteoplysninger.
  • Fradrag i lønnen
  • Eventuelle oplysninger i forbindelse med arbejdsskader, fleksjob, ansættelse på særlige vilkår, f.eks. ved handicap.
  • Personaleadministrative oplysninger, som f.eks. uddannelse og kvalifikationer, kurser, kompetenceprofil, jobønsker, medarbejderudviklingssamtaler, bedømmelser, beskæftigelse, tillidshverv, lån af diverse effekter, eventuelle advarsler og lignende.
  • Straffeattest.
  • Helbredsoplysninger.
  • Oplysninger fra vores flådestyringssystem (GPS).
  • Personalepapirer i øvrigt.
  • Eventuelle advarsler.

 

I din personalesag opbevarer vi også din ansøgning, ansættelseskontrakt og andre relevante oplysninger om dit ansættelsesforhold.

 

Hvis der sker ændringer i dine oplysninger, registrerer vi ændringerne.

 

Der kan være situationer, hvor vi håndterer oplysninger, der ikke fremgår af listen ovenfor. For eksempel oplysninger, vi modtager i forbindelse med idømt straf.


Hvem har adgang til Kjærgaard & Kjærsgaard Distribution A/S’ personaleoplysninger?
Din personalesag findes i en fysisk mappe placeret i et aflåst skab på virksomheden samt i virksomhedens økonomisystem e-conomic samt i vores eksterne lønsystem Visma.

 

Det er udelukkende medarbejdere i virksomhedens HR- og økonomiafdeling samt virksomhedens ledelse, der har adgang til din personalemappe.

 

 

 

I øvrigt

 

I forbindelse med Persondataforordningen har vi opdateret vores persondatapolitik og henviser til vedlagte skrivelse samt nedenstående link ”Sikkerhedspolitik i forbindelse med personaleadministration” på vores hjemmeside www.kk-distribution.com.

Er dine oplysninger korrekte?

Hvis oplysningerne om dig ændrer sig, skal du informere virksomheden om dette, så vi kan registrere ændringerne.

 

Dine rettigheder

Du kan bede om at få indsigt i de personoplysninger, som vi har registreret om dig efter reglerne om indsigtsret. Hvis vi behandler forkerte data om dig, kan du bede om, at oplysningerne bliver rettet eller slettet.

 

Hvis du har givet samtykke til behandling af en eller flere personoplysninger om dig, kan du på ethvert tidspunkt trække dit samtykke tilbage efter de persondataretlige regler. Medmindre virksomheden har et andet lovligt behandlingsgrundlag, vil de pågældende oplysninger ikke længere kunne behandles af os.

 

Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger, hvis du mener, at behandlingen ikke sker efter gældende regler. Du kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

 

Videregivelse af personoplysninger
I en række tilfælde skal eller kan Kjærgaard & Kjærsgaard Distribution A/S videregive dine oplysninger til relevante modtagere, f.eks.

  • SKAT vedr. skattepligtige ydelser
  • Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP)
  • ACF (Arbejdsgivernes Centrale Ferieregister), Arbejdsmarkedets Feriefond og Feriekonto
  • Danmarks Statistik
  • NemKonto
  • Pension Danmark, Arbejdernes Landsbank samt Codan og evt. modpartens forsikringsselskab
  • Faglige organisationer
  • Arbejdsskadestyrelsen (anmeldelser om arbejdsskader)
  • Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB)
  • Arbejdsmarkedsstyrelsen (jobskabelsesordninger)
  • Kommuner vedrørende dagpengerefusion
  • Virk.dk
  • Indkomstregistret
  • DA-Barsel [og/eller Barsel.dk]
  • Kjærgaard & Kjærsgaard Distribution A/S’ eksterne revision.

I tilfælde af videregivelse vil det ske inden for rammerne af databeskyttelsesreglerne.

 

Vi kan også vælge at bruge eksterne databehandlere, f.eks. et lønbureau. I så fald indgår vi en skriftlig databehandleraftale, der sikrer, at gældende regler bliver overholdt.

 

Sletning

Vi sletter dine oplysninger, når der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring af oplysningerne. Her tager vi blandt andet hensyn til frister i lovgivningen, f.eks. forældelses- og bogføringsloven.

 

Sikkerhed

Kjærgaard & Kjærsgaard Distribution A/S har som dataansvarlig pligt til at beskytte de persondata, vi har om vores medarbejdere. Du kan læse mere herom i vores ”Sikkerhedspolitik i forbindelse med personaleadministration”, jævnfør vores hjemmeside www.kk-distribution.com.

 

Kontaktoplysninger

 

Ved et eventuelt sikkerhedsbrud henviser vi til vores ”Sikkerhedspolitik i forbindelse med personaleadministration”, som også findes på vores hjemmeside www.kk-distribution.com.

 

Hvis du har spørgsmål om Kjærgaard & Kjærsgaard Distribution A/S’ behandling af oplysninger om dig, er du velkommen til at kontakte os på kontakt@kk-distribution.com.